¿Te ha pasado que cada vez que entra un nuevo empleado le tienes que enseñar cómo se hacen las cosas, pero éste termina haciéndolo como quiere? O que ¿si falta alguien que solo sabe manejar un aparato, por ejemplo, la operación se detenga? El hecho de realizar las actividades siguiendo una secuencia de pasos, es decir, con procesos nos ayuda a evitar estas situaciones ¿Te ha pasado?
Un proceso es una secuencia de pasos por seguir para conseguir un objetivo. Se debe planear tomando en cuenta los insumos, recursos, actividades o tareas, así como las personas que lo llevarán a cabo. Los procesos contribuyen a tener un mayor control de los recursos del negocio y también a distinguir entre actividades críticas, ayudando a definir qué se delega.
Muchos negocios suelen no tenerlos porque ya saben cómo se hacen las cosas o bien, porque la realidad cambia mucho y no siempre es igual. Sin embargo, en esos casos suele haber re trabajo, reclamos o pérdida de recursos que no se llegan a contabilizar y que terminan afectando al negocio.
Para hacer que los procesos funcionen te damos los siguientes tips:
- Deben estar por escrito y ser claros tanto para quien los realiza como para quien los sigue. Puedes realizar diagramas para describir el flujo de actividades. Es más visual y sencillo.
- Comienza a elaborar procesos con aquellas áreas que son estratégicas en tu negocio. Por ejemplo, compras, cobranza o elaboración de platillos, en el caso de un restaurante.
- Involucra a las partes interesadas al interior de tu negocio. Las personas que trabajan día a día conocen cómo se hacen las cosas. En todo caso, busca que en conjunto analicen ¿cómo esas actividades se pueden realizar de una mejor forma?
- Capacita a tu personal en el seguimiento de procesos, explica la importancia de llevarlos tanto para ellos como para el negocio. La eficiencia, principal resultado de los procesos, les ayudará a crecer.
- Otorga incentivos hacia aquellos empleados que te ayudan a mejorar los procesos, llevando controles, siguiéndoles o proponiendo nuevos.
